Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong xuất nhập khẩu, thuật ngữ Invoice xuất hiện rất nhiều, thậm chí là thường xuyên được nhắc đến. Vậy Invoice là gì? Cách lập invoice như thế nào? Tất cả sẽ có trong bài viết sau đây.

Invoice là gì ?

Invoice là tên gọi thông dụng của hóa đơn thương mại, đây là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương cũng như trong hồ sơ dùng để khai báo hải quan để tiến hành thanh toán, đóng thuế. Invoice khác với các loại háo đơn thường thấy ở chỗ nó được lập theo form của người gửi, người bán, bao gồm đầy đủ các thông tin quy định. Hiện nay, trong hoạt động xuất nhập khẩu có 2 loại invoice đang được sử dụng đó là Proforma Invoice ( PI ) và Commercial Invoice ( CI ).

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn này chỉ mang tính chất chiếu lệ, mang tính chất sơ bộ, hóa đơn này không có giá trị thanh toán và pháp lý. Vì hóa đơn này chỉ mang tính chất sơ bộ nên có thể được chỉnh sửa dựa vào thỏa thuận của bên bán và bên mua.

Chỉ sau khi khí hợp đồng giữa bên mua và bên bán, người mua cần thanh toán số tiền cho lô hàng thì sẽ gửi Commercial Invoice ( CI ). Hóa đơn CI có giá trị thanh toán cho lô hàng, có giá trị pháp lý, có thể dùng đề tính thuế và làm các thủ tục hải quan.

Những nội dung quan trọng cần có trong invoice

1. Tiêu đề, số invoice, ngày

• Tiêu đề: Có thể để là Invoice hoặc Commercial Invoice.
• Số Invoice: Có thể được ghi theo số của hóa đơn hay số hóa đơn lưu trong hệ thống của đơn vị vận chuyển.
• Ngày: Thường là ngày lập hóa đơn. Trong trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể lập trước ngày giao hàng.

2. Thông tin người gửi

Thường trên Invoice sẽ có phần điền thông tin người gửi. Những thông tin này thường là: Họ tên người gửi, số điện thoại, địa chỉ.

3. Thông tin người nhận

Thông tin người nhận cũng không khác gì thông tin người gửi, cũng bao gồm: Họ tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ người nhận...

4. Mô tả hàng hóa

Ghi đúng tên hàng hóa trên bill, khớp với các chứng từ khác. Lưu ý, trong mô tả hàng hóa cũng cần phải thể hiện đúng khối lượng hàng hóa cần vận chuyển.

5. Số Bill

Đây là thông tin cũng cần xuất hiện trong invoice, bởi vì dựa vào đây, người gửi có thể biết được hành trình di chuyển của hàng hóa. Hay nói cách khác, số bill thể hiện trong invoice chính là mã tracking.

6. Đơn giá

Phải thể hiện đầy đủ đơn vị tiền tệ thanh toán và điều kiện bán hàng.

7. Tổng trị giá

Phải thể hiện bằng số và bằng chữ.

8. Phương thức thanh toán

Đối với phương thức thanh toán sẽ ghi ngắn gọn những thông tin sau:

- Tên ngân hàng người thụ hưởng.

- Địa chỉ ngân hàng.

- Swfit code

- Thông tin người thụ hưởng

-  Số tài khoản.

Những nội dung thường mắc phải khi lập invoice

Hóa đơn thương mại thường có những mẫu sẵn do công ty vận chuyển cung cấp, do vậy trong quá trình lập vẫn có thể có những sai sót dẫn đến việc phải sửa lại mất thời gian. Vậy những lỗi trong quá trình lập invoice là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu.

• Công ty vận chuyển chiết khấu cho người gửi nhưng trên invoice không đi, hoặc một số chi phí thuế không được ghi rõ trên invoice.
• Không thể hiện điều kiện giao hàng chẳng hạn như đơn vị giao nhận, tên cảng xuất, tên cảng nhập...
• Một số thông tin về tên hàng hóa không trùng khớp với hợp đồng và các chứng từ khác do quá nhiều mặt hàng cần gửi đi cùng một lúc.

Qua bài viết này,bạn đã thấy được Invoice trong xuất nhập khẩu là gì và tầm quan trọng của nó. Nếu bạn có gửi hàng đi nước ngoài hãy cố gắng chú ý chút để invoice thể hiện đúng thông tin, không phải mất quá nhiều thời gian chỉnh sửa.

Địa chỉ: 55 Sầm Sơn,Phường 4, Quận Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Website: https://pcscourier.vn/

Hotline: (84) 28 3547 2862 

CSKH: (84) 33 778 5035 | 0982 849 241

Zalo: zalo.me/0337785035

Email: info@pcs.vn